Política de Privacidade

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Esta Política de Privacidade (“Política”) tem o objetivo de fornecer um entendimento sobre como são coletados e tratados seus Dados Pessoais (“Dados”) para a administração e execução do Plano de Benefícios RBS PREV. Para o website (portal) e o aplicativo (app) contamos com as atividades de suporte, como os sistemas de RH das empresas patrocinadoras, para disponibilizar informações e funcionalidades nessas plataformas a todos os participantes e assistidos da nossa previdência complementar.

A partir do momento em que Você se torna participante do Plano poderá acessar, interagir e utilizar o portal e o app, situações em que podemos guardar algumas informações sobre Você (“Dados” ou “Dados Pessoais”). Elaboramos esta política (“Política” ou “Política de Privacidade”) com o intuito de esclarecer quais Dados Pessoais podem ser coletados, usados, compartilhados e armazenados por Nós.

A aceitação desta Política será feita quando Você aderir ao nosso Plano de Previdência Complementar, e/ou acessar o nosso website ou aplicativo e concordar, de forma afirmativa, com o uso dos seus Dados Pessoais para as finalidades por Nós aqui descritas. Dessa forma, Você estará ciente e em total acordo com o modo como utilizaremos as suas informações e os seus Dados Pessoais. Utilizamos seus Dados Pessoais para a consecução das atividades fundamentais de Previdência Complementar. Caso não concorde com esta Política, por favor, nos explique o motivo de discordância para que possamos entendê-lo, pois essa decisão está condicionada a sua exclusão do Plano de Benefícios RBS PREV em virtude de não podermos mais cumprir a finalidade da sua previdência complementar. Você pode entrar em contato conosco pelo e-mail privacidade@gruporbs.com.br.

Com o intuito de facilitar a compreensão da nossa Política, dividimos da seguinte forma:

1. Que tipos de Dados a RBS PREV coleta?

1.1. Operacionalização do Plano de Previdência

1.2. Uso do website e aplicativo para celular

2. Cookies

2.1. O que é um Cookie?

2.2. Por que usamos Cookies?

3. Com quem a RBS PREV compartilha os seus Dados?

4. Transferência internacional da Dados.

5. Quais são seus direitos como titular dos Dados Pessoais?

6. Por quanto tempo seus Dados Pessoais serão armazenados?

7. Como protegemos seus Dados?

8. Como falar com a RBS PREV?

9. Mudanças na Política de Privacidade

1. Que tipos de Dados a RBS PREV coleta?

A quantidade e o tipo de informações coletadas pela RBS PREV variam conforme o uso que Você faz dos nossos Serviços. Coletamos informações fornecidas por Você e pelas empresas patrocinadoras do Plano de Benefícios RBS PREV para inscrição e operacionalização da sua previdência complementar. Também coletamos informações quando Você estiver utilizando nosso website ou aplicativo. Para seu melhor entendimento listamos abaixo algumas finalidades para as quais seus Dados podem ser utilizados, para dar maior transparência ao que se aplica especificamente à Você,

   • para cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador (pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, a quem competem as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais);

   • quando necessário para a execução do contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a contrato do qual seja parte o titular, a pedido do titular dos dados;

   • quando necessário para atender aos interesses legítimos do controlador ou de terceiro, exceto no caso de prevalecerem direitos e liberdades fundamentais do titular que exijam a proteção de dados pessoais.

Caso Você tenha qualquer dúvida sobre como os seus Dados Pessoais estão sendo coletados e utilizados, recomendamos que Você entre em contato conosco pelo e-mail privacidade@gruporbs.com.br.

1.1. Operacionalização do Plano de Previdência

A RBS PREV recebe determinados dados dos assistidos, dos autopatrocinados, dos participantes em benefício proporcional diferido, e das empresas patrocinadoras referente aos participantes do Plano de Benefícios para operacionalização da previdência complementar, como exemplo:

Finalidade	Dados Pessoais	Base Legal
Atualização mensal dos dados e operacionalização do plano de previdência	Informações cadastrais: nome, gênero, RG, Órgão expedidor, Data de expedição, CPF, estado civil, endereço, telefone, e-mail, nacionalidade, naturalidade, pessoa politicamente exposta, nome dos pais, estado civil, cônjuge, remuneração, valor e percentual de contribuição, datas de admissão e desligamento, perfil de investimentos, cargo, regime de tributação	Execução de contrato ou procedimentos preliminares
Pagamento de aposentadorias e benefícios, institutos e portabilidades para outra previdência	Informações cadastrais: nome, RG, CPF, dados bancários, datas de admissão e desligamento, idade, remuneração, data de nascimento, estado civil, gênero, endereço, saldo de conta total, tempo de serviço, relação de parentesco com os beneficiários, data de nascimento dos beneficiários, CPF, status (estudante, inválido), CID para isenção de Imposto de Renda	Execução de contrato ou procedimentos preliminares
Serviços de Consultoria Externa	Informações cadastrais: nome, gênero, RG, Órgão expedidor, Data de expedição, CPF, estado civil, endereço, telefone, e-mail, nacionalidade, naturalidade, pessoa politicamente exposta, nome dos pais, estado civil, cônjuge, remuneração, valor e percentual de contribuição, datas de admissão e desligamento, perfil de investimentos, cargo, regime de tributação, saldo de conta total, valor de renda mensal, tipo de renda mensal, com ou sem continuação para beneficiários, relação de parentesco com os beneficiários, data de nascimento dos beneficiários, CPF, status (estudante, inválido), dependente para IR, CID para isenção de Imposto de Renda; Estudos Atuariais; Simulador de Benefícios; Rentabilidades; Saldo, Extrato, Informações Fiscais. Informações do Plano: entidade, nome do plano, patrocinadora, admissão, adesão, saldo, extrato, rentabilidade	Legítimo Interesse

1.2. Uso do website e aplicativo para celular:

A RBS PREV disponibiliza o website e o aplicativo (para sistemas operacionais Android e iOS) a fim de facilitar a consulta de saldo, extrato, rentabilidades e informações cadastrais pelos participantes e assistidos. Para disponibilizar o nosso website e o aplicativo, coletaremos e utilizaremos seus Dados Pessoais da forma apresentada abaixo, como exemplo, com amparo nas bases legais.

Finalidade	Dados Pessoais	Base Legal
Acesso ao site	Os dados coletados no acesso ao site são: a maneira pela qual Você utiliza a plataforma, página acessada antes de utilizar a plataforma, incluindo informações sobre páginas mais acessadas, tempo médio de uso de cada uma das funcionalidades da plataforma, e outros conteúdos acessados pelo usuário; informações sobre Você e suas interações com a plataforma, seu histórico de navegação (incluindo seu endereço de IP, data e hora em que Você se conectou à plataforma, ID’s ou identificadores únicos de aparelhos, características de aparelhos e software); informações sobre a conexão, estatísticas sobre a visualização de página; dados de sua localização geográfica	Obrigação Legal, Legítimo Interesse e Consentimento
Seção “Minha Conta”	Informações cadastrais: matrícula, nome, CPF, RG, órgão expedidor, data da expedição, situação (ativo, autopatrocinado...), profissão, salário, naturalidade, nacionalidade, sexo, nome da mãe, nome do pai, estado civil, cônjuge, pessoa politicamente exposta, data de nascimento, admissão, adesão, regime de tributação, perfil de investimentos, endereço completo (logradouro, complemento, bairro, cidade, UF, Cep, Pais), telefone e e-mail, dados bancários, informações sobre dependentes: nome dependente/beneficiário, CPF, nº documento de identidade, data de nascimento, sexo, grau de parentesco, e informações fiscais. Informações do Plano: entidade, nome do plano, patrocinadora, admissão, adesão, saldo, extrato, rentabilidades	Execução de contrato ou procedimentos preliminares
Analytics	Quantas pessoas se autenticaram, quais páginas visitaram, a partir de quais localidades e de quais dispositivos	Legítimo Interesse

Caso Você tenha qualquer dúvida sobre como os seus Dados Pessoais estão sendo coletados e utilizados, recomendamos que Você entre em contato conosco pelo e-mail privacidade@gruporbs.com.br.

2. Cookies

2.1. O que é um Cookie?

Cookies são pequenos arquivos de texto armazenados em seu navegador ou dispositivo. Os cookies nos permitem reconhecer as suas preferências para, por exemplo, adaptar o site e sua navegação às suas necessidades específicas. Ou seja, algumas informações suas são salvas nesse arquivo de texto e, quando Você visita o site novamente mais tarde, o site reconhece seu navegador e pode, por exemplo, manter a sua conta logada.

Os cookies geralmente também têm uma data de expiração. Por exemplo, alguns cookies são excluídos automaticamente quando Você fecha o navegador (os chamados cookies de sessão), enquanto outros podem ser armazenados por mais tempo no computador até serem excluídos manualmente (os chamados cookies persistentes).

2.2. Por que usamos Cookies?

  O website e o aplicativo utilizam cookies somente para Anti Hacking e o Google Analytics: Forms Authentication que garantem a navegação apenas após autenticação e vencem a cada sessão ou em caso de inatividade; e o Cookie de aceitação: com 3 (três) meses de vida.

   • Cookies estritamente necessários

Tais cookies são estritamente necessários para que nosso site funcione corretamente, autenticando logins, por exemplo. Portanto, não é possível recusar estes cookies se
Você quiser visitar os nossos sites.

   • Cookies de análise (Google Analytics)

São coletadas informações automaticamente por meio das tecnologias e dos serviços fornecidos pelo Google Analytics, as ferramentas Google nos ajudam a obter informações como: dados de sua localização (por exemplo, GPS), o tipo de navegador e seu sistema operacional, o tipo de dispositivo pelo qual você está acessando a aplicação, tempo de acesso na aplicação, endereço IP e outras informações pertinentes.

Caso seja do seu interesse, você pode obter mais informações sobre o Google Analytics em: https://www.google.com/intl/en/policies/

Você também pode consultar as opções de desativação do Google Analytics em: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout/

   • Cookies de funcionalidade

Tais cookies são aqueles utilizados para maximizar a personalização da experiência de navegação em nossos sites, armazenando preferências selecionadas por Você. Importante esclarecer que a RBS PREV não se responsabiliza pelo uso de cookies por terceiros. Fique atento, pois os cookies colocados por terceiros podem eventualmente continuar a monitorar as suas atividades online mesmo depois de ter saído do nosso site, sendo recomendável que Você limpe seu histórico de navegação regularmente.

3. Com quem a RBS PREV compartilha os seus Dados?

A RBS PREV contrata o serviço de outras empresas para a execução de atividades que permitam a operacionalização dos serviços de previdência complementar. Dentre estes serviços constam, por exemplo, empresas de consultoria de estudos atuariais e serviços de hospedagem de dados. Buscamos utilizar fornecedores que tenham níveis adequados de conformidade com a legislação de proteção de dados, e, quando possível, utilizar mecanismos de anonimização desses Dados, visando preservar ao máximo a sua privacidade e a integridade de suas informações. Desta forma, nos reservamos o direito de compartilhar suas informações com a seguintes categorias de fornecedores:

Consultorias: Utilizamos prestadores de serviços especializados em determinados temas, para verificar, por exemplo a adequação dos investimentos da PREV, fornecer software, entre outros. Contratamos os serviços da Conduent Consultoria e Serviços de Recursos Humanos Ltda e da Towers Watson Consultoria Ltda. A Conduent Consultoria e Serviços de Recursos Humanos Ltda é a responsável pela plataforma de acesso ao Portal e pelo Aplicativo da RBS PREV. As funcionalidades oferecidas estão em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados, e o Regulamento da RBS PREV – Sociedade Previdenciária.

Analytics: Além dos Dados que recebemos da consultoria Conduent, podemos utilizar os Dados armazenados por Nós, associar suas informações com as informações de outros participantes e assistidos para produzir estatísticas agregadas anônimas.

Patrocinadoras do Plano de Benefícios: Podemos utilizar os Dados com as patrocinadoras para operacionalizar as atividades de previdência complementar, principalmente em relação às alterações cadastrais dos participantes da RBS PREV.

Para resguardar e proteger direitos da RBS PREV: Reservamo-nos o direito de acessar, ler, preservar e divulgar quaisquer Dados que acreditamos serem necessários para cumprir uma legislação aplicável, uma obrigação legal, uma ordem judicial ou prestar informações às autoridades competentes; fazer cumprir esta Política de Privacidade, os Termos de Uso e outros acordos; ou proteger os direitos, propriedade ou segurança da RBS PREV, nossos funcionários, usuários ou outros.

Nós nos esforçamos para proteger a privacidade de seus Dados Pessoais, mas infelizmente não podemos garantir o correto manuseio dos Dados Pessoais por terceiros, que utilizam, divulgam e protegem os Dados Pessoais de acordo com suas respectivas políticas de privacidade.

4. Transferência internacional da Dados.

A RBS PREV coleta e transfere Dados Pessoais de pessoas localizadas no Brasil para a Conduent onde os servidores são da própria Conduent localizados nos Estados Unidos, na cidade de Pittsburg. Essa transferência ocorre para o processamento e armazenamento de Dados Pessoais.

Ao acessar ou usar o website e o aplicativo da RBS PREV ou fornecer Dados Pessoais para nós, Você concorda com o processamento e a transferência de tais Dados para os Estados Unidos (Pittsburg). Estes Dados poderão estar sujeitos à legislação local e às regras pertinentes.

5. Quais são seus direitos como titular dos Dados Pessoais?

Você sempre poderá optar em não divulgar seus Dados Pessoais para Nós, mas tenha em mente que seus Dados Pessoais são impescindíveis para execução da finalidade do Plano de Benefícios RBS PREV e está condicionada à sua manutenção no Plano. Independentemente disso, Você sempre possuirá direitos relativos à privacidade e à proteção dos seus Dados Pessoais. Além de nos preocuparmos com a segurança desses Dados, também nos preocupamos que Você tenha acesso e conhecimento de todos os direitos relativos ao tratamento de seus Dados Pessoais. Nesse sentido, expomos abaixo uma breve explicação e exemplos sobre alguns desses direitos:

• Requisição de acesso aos seus Dados Pessoais.

   o Este direito permite que Você possa requisitar e receber uma cópia dos seus Dados Pessoais que Nós possuímos sobre Você.

• Requisição de retificação dos seus Dados Pessoais.

   o Este direito permite que Você, a qualquer momento, solicite a correção e/ou retificação dos seus Dados Pessoais, caso Você identifique que alguns deles estão incorretos. Contudo, para ser efetivada essa correção, possivelmente, precisaremos checar a validade dos Dados que Você nos fornece.

• Requisição de exclusão ou cancelamento dos seus Dados Pessoais.

   o Este direito permite que Você solicite a exclusão dos seus Dados Pessoais da nossa base de dados, quando a base legal do tratamento for o consentimento. Todos os Dados coletados serão excluídos de nossos servidores quando Você assim requisitar ou quando estes não forem mais necessários ou relevantes para lhe oferecermos os nossos serviços, salvo se houver qualquer outra razão para a sua manutenção, como eventual obrigação legal de retenção de Dados ou necessidade de preservação destes para resguardo de direitos da RBS PREV.

   o Ressalvamos que a Requisição de exclusão ou cancelamento dos seus Dados Pessoais está condicionada à sua manutenção ao Plano, em virtude do tratamento dos seus Dados Pessoais serem estritamente essenciais para o cumprimento da finalidade do Plano de Benefícios RBS PREV.

• Direito de objeção ao tratamento de Dados Pessoais.

   o Você também tem o direito de contestar onde e em que contexto estamos tratando seus Dados Pessoais para diferentes finalidades. Em determinadas situações, podemos demonstrar que temos motivos legítimos para tratar seus Dados, os quais se sobrepõem aos seus direitos, caso, por exemplo, sejam estritamente essenciais para o cumprimento da finalidade do Plano de Benefícios RBS PREV.

• Solicitar a portabilidade.

   o Forneceremos a Você, ou a terceiros que Você escolher, seus Dados Pessoais em formato estruturado e interoperável.

• Direito de retirar o consentimento a qualquer momento.

   o Você tem o direito de retirar o seu consentimento, no entanto, isso não afetará a legalidade de qualquer processamento realizado antes de Você retirar o seu consentimento. Se Você retirar o seu consentimento, não poderemos mais prestar serviços essenciais e as atividades de suporte, condicionando assim, sua exclusão do Plano de Benefícios RBS PREV.

  o E se for este o caso, iremos avisá-lo quando isso ocorrer.

• Direito a revisão de decisões automatizadas.

   o Você também tem o direito de solicitar a revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado de seus Dados Pessoais que afetem seus interesses.

Talvez seja necessário solicitar informações específicas suas para nos ajudar a confirmar sua identidade e garantir seu direito de acessar seus Dados Pessoais (ou de exercer seus outros direitos). Esta é uma medida de segurança para garantir que os Dados Pessoais não sejam divulgados a qualquer pessoa que não tenha direito de recebê-los.

Tentamos responder a todas as solicitações legítimas dentro de 15 dias. Ocasionalmente, pode levar mais 15 dias se sua solicitação for particularmente complexa ou se Você tiver feito várias solicitações. Neste caso, iremos notificá-lo e mantê-lo atualizado sobre o andamento da sua solicitação. Podemos também contatá-lo para obter mais informações em relação à sua solicitação, a fim de acelerar nossa resposta.

Caso Você tenha alguma dúvida sobre essas questões e sobre como Você pode exercer esses direitos, entre em contato conosco: privacidade@gruporbs.com.br.

6. Por quanto tempo seus Dados Pessoais serão armazenados?

Nós manteremos seus Dados Pessoais somente pelo tempo que for necessário para cumprir com as finalidades para as quais os coletamos, inclusive para fins de cumprimento de quaisquer obrigações legais (como do Marco Civil da Internet de armazenar registros de acesso por 6 meses), contratuais, de prestação de contas, legislação aplicável ou requisição de autoridades competentes.

Para determinar o período de retenção adequado para os Dados Pessoais, consideramos a quantidade, a natureza e a sensibilidade de tais Dados, o risco potencial de danos decorrentes do uso não autorizado ou da divulgação de seus Dados Pessoais, a finalidade do processamento e se podemos alcançar tais propósitos por outros meios, e os requisitos legais aplicáveis.

7. Como protegemos seus Dados?

A RBS PREV e as empresas patrocinadoras do Plano de Benefícios RBS PREV toma as providências técnicas, administrativas e organizacionais para proteger seus Dados Pessoais contra perda, uso não autorizado ou outros abusos. Os Dados são armazenados em um ambiente operacional seguro que não é acessível ao público.

Com a finalidade de garantir a segurança de seus Dados Pessoais, adotamos as melhores práticas de segurança da informação disponíveis, incluindo:

   • o desenvolvimento de um sistema confiável e eficaz de identificação eletrônica e autenticação dos titulares dos Dados, para evitar acessos não autorizados, bem como registradores constantemente atualizados para verificar a precisão da autorização de pessoas que tenham ou solicitem acesso à base de dados e sistemas utilizados pela RBS PREV;

   • o registro e a documentação de todas as etapas de processamento dos Dados dentro dos sistemas, especialmente pedidos de acesso a documentos, combinados com verificações internas regulares para garantir que todos os acessos tenham a correta autorização;

   • a definição de uma clara distinção de funções e competências relativas às categorias de pessoas responsáveis ou envolvidas nos sistemas;

   • o inventário dos registros de acesso dos colaboradores no website e no aplicativo da Entidade, contendo o momento, a duração, a identidade do funcionário ou do responsável pelo acesso designado e o arquivo acessado;

   • a auditoria regular interna e externa de proteção de Dados Pessoais; e

   • a adoção de procedimentos preventivos contra incidentes de segurança da informação.

Nós nos esforçamos para proteger a privacidade dos Dados Pessoais que mantemos em nossos registros, mas infelizmente não podemos garantir total segurança. A entrada ou uso não autorizado de conta, falha de hardware ou software e outros fatores podem comprometer a segurança dos seus Dados Pessoais a qualquer momento, por isso, nos ajude a manter um ambiente seguro para todos. Além de adotar boas práticas de segurança em relação à sua conta e aos seus Dados, caso Você identifique ou tome conhecimento de algo que comprometa a segurança dos seus Dados, por favor entre em contato conosco através do e-mail: privacidade@gruporbs.com.br.

8. Como falar com a RBS PREV?

Se Você acredita que seus Dados Pessoais foram usados de maneira incompatível com esta Política de Privacidade ou com as suas escolhas enquanto titular destes Dados Pessoais, ou, ainda, se Você tiver outras dúvidas, comentários ou sugestões relacionados a esta Política, Você pode entrar em contato com a RBS PREV através do e-mail: privacidade@gruporbs.com.br.

9. Mudanças na Política de Privacidade

Como estamos sempre buscando melhorar a administração e a execução do Plano de Benefícios RBS PREV, essa Política de Privacidade pode passar por atualizações. Desta forma, recomendamos que Você visite periodicamente esta página para que tenha conhecimento sobre as modificações. Caso sejam feitas alterações relevantes que necessitem de um novo consentimento seu, iremos publicar essa atualização e solicitar um novo consentimento para Você.

Última modificação: Dezembro de 2020.

Histórico de versões: [•]